EDI-Schnittstelle

Manueller Einkaufsvorgang 
ohne EDI-Anbindung

Ein Anlagenbauer wickelt seine Bestellungen weitgehend manuell ab. Der Prozess beginnt mit der Bestellung, die über verschiedene Kanäle wie Mail oder Telefon erfolgen kann. Fragen zum Bestellstatus können nur durch zeitaufwendiges Nachtelefonieren geklärt werden, da es keine automatisierte Statusaktualisierung gibt. Beim Lieferanten wird die Bestellung wiederum ins ERP eingegeben - es kommt zum ersten Medienbruch und Tippfehler oder Zahlendreher können auftreten.

Auftragsbestätigungen, die wiederum über verschiedene Kanäle bei dem Anlagenbauer eingehen können, müssen manuell geprüft werden und auch die abschließenden Rechnungen, welche per Mail oder Brief eingehen, werden einzeln kontrolliert und gebucht.

Summa summarum richtet sich die gesamte Bestellabwicklung nach den Arbeitszeiten und der Erreichbarkeit einzelner Personen und es gibt viele manuelle und oft langsame Freigabe- und Genehmigungsschritte zwischen verschiedenen Abteilungen wie Innendienst, Administration, Buchhaltung und Einkauf. Dabei werden zahlreiche Dokumente zur Kontrolle noch ausgedruckt und Auswertungen können erst nach Abschluss der manuellen Prüfung und der Eingabe ins System erfolgen. 

Fazit: Der gesamte Prozess zeichnet sich als zeitintensiv und fehleranfällig ab.

Digitalisierter Einkaufsprozess
mit EDI-Anbindung

Ein Kunststoffproduzent hat seinen Bestellprozess vollständig digitalisiert und profitiert dadurch von einem nahtlosen, papierlosen Ablauf. Die Bestellung erfolgt über das EDIFACT/EANCOM-Format, wodurch alle Daten ohne Medienbrüche direkt in die entsprechenden Systeme übertragen werden. Dank der automatischen Datenübertragung entfällt das manuelle Abtippen, was Tippfehler und Zahlendreher ausschließt.

Der Bestellstatus wird automatisch aktualisiert und ist jederzeit einsehbar, sodass Nachtelefonieren überflüssig wird. Auftragsbestätigungen und Rechnungen werden ebenfalls digital übertragen und automatisch verbucht, solange keine Abweichungen auftreten. Das System erkennt Abweichungen sofort und sendet Fehlermeldungen zur Prüfung, wodurch sich die manuelle Kontrolle auf Ausnahmefälle beschränkt.

Da der Prozess nicht mehr an die Arbeitszeiten bestimmter Personen gebunden ist und das System rund um die Uhr erreichbar ist, beschleunigt sich die Bestellabwicklung erheblich. Automatisierte Freigabeprozesse und die Entlastung von Buchhaltung, Innendienst und Administration sorgen dafür, dass mehr Ressourcen für Kernaufgaben frei werden. Zudem stehen aktuelle Auswertungen unmittelbar nach der Datenübertragung zur Verfügung, was eine schnellere Entscheidungsfindung unterstützt. 

Fazit: Der digitale Prozess ist effizient, fehlerarm und spart erhebliche Zeit und Kosten.

Variante 1: 
Via elektronischem Katalog

Variante 2:
Via OCI-Schnittstelle