E-Procurement im B2B: Herausforderungen & Chancen

Wie beeinflusst die digitale Transformation die Beschaffung?

“Digital” beeinflusst alle Bereiche der Beschaffung - sowohl die materiellen als auch die immateriellen, einschließlich der Verhandlungen mit Lieferanten. Daher spielt die Digitalisierung eine besondere Rolle bei der Transformation der Beschaffung, sodass wir über Beschaffung 4.0 sprechen.

Drohnen, selbstfahrende Lastwagen, Roboter, KI (künstliche Intelligenz), IoT (Internet der Dinge oder Big Data), 3D-Druck und Augmented Reality sind die wichtigsten digitalen Themen, die einen enormen Einfluss auf die Entwicklung der kommenden Jahre haben werden. Das Ziel dabei ist, den Menschen von sich wiederholenden und einfachen Aufgaben zu entlasten (ein Prozess, der als Automatisierung mittels kognitiver Technologien bezeichnet wird).

Es ist heute wichtiger den je, dass die Management Ebenen im Unternehmen erkennen, wie die Automatisierung von Prozessen Ihrem Geschäftsumfeld nutzen kann. Reaktionsfähigkeit des Unternehmens werden gesteigert und das Wertversprechen in den Organisation wird verbessert. Damit führt die Prozessautomatisierung dazu das Unternehmen sowohl nach außen als auch nach innen effizienter wirtschaften können und Ressourcen schonender eingesetzt werden können.

Die digitale Beschaffungsstrategie von Vodafone beispielsweise zielt darauf ab, die Prozesse zu optimieren. Das führt u.a auch zu neuartigen Synergien innerhalb des Unternehmen und zwischen verschieden Abteilungen, die bisher nicht in diesem Ausmaß zusammengearbeitet haben. Ganze Prozesse werden überdacht und wenn möglich stark vereinfacht. Das kann aber auch zu Herausforderungen innerhalb eines Unternehmens führen, insbesondere in Zusammenhang mit älteren Generationen. Ältere Generationen haben natürlich einen erhöhten Bedarf an Schulungen um mit neuen Technologien umgehen zu lernen. Nur durch fortlaufende Schulungen können Mitarbeiter der älteren Generation die Herausforderungen meistern und zu einem integralen Bestandteil des neuen Beschaffungszeitalters werden. Das nötige Know-How im Bereich der Beschaffungsoptimierung sollte im Unternehmen zu nachhaltiger Effizienzsteigerung führen und Generationen nachhaltig zusammenführen. Natürlich kommt es dabei auch zu einer Veränderung der Unternehmenskultur und diversifiziert die Art und Weise, wie Menschen zusammenarbeiten. Allerdings kann es sich im digitalen Zeitalter, kein Unternehmen leisten keine Veränderungen vorzunehmen.

Mithilfe digitaler Technologien kann ein Portfolio von Tools entlang des gesamten Beschaffungsprozesses die Zusammenarbeit, Analyse und das Engagement verbessern. Zu diesen Tools oder Prozessen entlang der Wertschöpfungskette gehören u.a. die Beschaffungsplanung, das Vertragsmanagement, die Auftragsabwicklung, die Zahlungskontrolle sowie das Lieferantenmanagement uvm.

chancen eprocurement

Potenziale & Herausforderungen in der elektronischen Beschaffung

Die elektronische Beschaffung (E-Procurement) ist ein Automatisierungstool für den Einkaufsprozess von Unternehmen. Der Kern von E-Procurement ist ein online B2B Prozess für die Auftragsabwicklung. E-Procurement ermöglicht unter anderem die Verkürzung der Lieferkette zwischen Lieferanten und Verbrauchern von Produkten. Für Unternehmen bedeutet das Versorgungssicherheit und Prozesskostenoptimierung. E-Procurement ermöglicht es jedem Unternehmen, sich als Käufer auf dem Markt zu positionieren und die Kaufabsichten des Unternehmens in allen Beschaffungssegmenten koordiniert voranzutreiben. Durch die Koordinierung des Beschaffungsmanagements innerhalb eines Unternehmens profitieren alle Abteilung und damit das gesamte Unternehmen durch bessere Einkaufskonditionen am Markt.

E-Beschaffungssysteme bestehen aus einer Reihe verschiedener Werkzeuge. Dazu gehören die Automatisierung interner Bestellprozesse, Online-Kataloge von zugelassenen Anbietern und ein elektronischer RFP-Prozess (Request for Proposal = Ausschreibung), bei dem Online-Auktionen (E-Auktionen) genutzt werden, um Angebote für die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen für ein bestimmtes Projekt zu sammeln.

Die Gründe für die Implementierung von E-Procurement-Systemen lassen sich auf eine kritische Messgröße reduzieren: den ROI.

Laut der Studie der Aberdeen Group aus dem Jahr 2004 profitieren Unternehmen, die auf elektronische Beschaffung umsteigen, von folgenden Vorteilen:

Reduzierung der Vertragskosten um 64%
7,3% geringere Materialkosten
Reduzierung der Bestellanforderungszyklen um 66%
Reduzierung Kosten für Bestellanforderungen um 58%
Reduktion der Gesamtkosten um 20%

Zudem werden unbeabsichtigte doppelte Bestellungen sowie Fehlbestellungen minimiert. Diese Optimierungen senken die Gesamtkosten bei der Anschaffung.

Die Herausforderung für die meisten Unternehmen besteht vor allem in den hohen Anschaffungskosten im Bereich des E-Procurement-Systems. Die Kosten für die Anschaffung und die Kosten für die Einschulung und Inbetriebnahme sind eine Investition, die ein Unternehmen nur wohl überlegt treffen wird. Bei vielen Lösungen können die Kosten für Softwarelizenzierung und Implementierung je nach Größe des Unternehmens bei mehreren EUR 100.000 liegen. Wenn das Unternehmen bereit ist den notwendigen Schritt zu gehen, steht DEXIS Austria mit Rat und Tat zur Seite um die Besten Lösungen und Implementierungsmöglichkeiten anzuführen und den Partner mit seinem Know-How zu unterstützen.

Weitere Herausforderungen bei der Implementierung sind, wie bei jedem anderen neuen System, das Mitarbeiter eine Übergangszeit benötigen bevor Sie sich an eine neue Arbeitsumgebung bzw. neue Arbeitsumstände gewöhnen. Sowohl interne Nutzer als auch externe Partner können durch unkoordinierte Abläufe Verzögerungen verursachen und die Übergangsfrist vom alten ins neue System verlangsamen. Für Führungskräfte in Organisationen ist es wichtig das alle Nutzer und involvierten Parteien durch einen koordinierten Ablauf an das System herangeführt werden, welches in weiterer Folge eine Effizienzsteigerung in einem Unternehmen zufolge hat. Die organisatorische Herangehensweise des Managements ist in jeder Hinsicht als kritischer Faktor für den Implementierungserfolg zu werten, der nicht außer Acht gelassen werden darf.

Ein starker Partner, mit einschlägigen Know-How, der Sie über den gesamten Verlauf der Einführung der elektronischen, automatisierten Beschaffung begleitet ist das wichtigste Erfolgskriterium. Dafür stehen wir bei DEXIS Austria.

E-Procurement als Dienstleistung

E-Procurement ist ein komplexes Thema mit viel Potenzial, aber auch ebenso vielen Herausforderungen. Um Herausforderungen gering zu halten bietet DEXIS Austria im Bereich E-Procurement ein Erfolgsmodell an, welches Unternehmen die Möglichkeit bietet den gesamten Einkauf eines Bereichs, beispielsweise im C-Teile Management als Dienstleistung zu beziehen. Steyr Werner kann Ihnen dazu eine passende, individualisierte Lösung bieten, die alles abdeckt: von Technologie, über Prozess Know-How bis hin zur Fertigung einzelner Teile wie Schlauchverbindungen u.v.m. DEXIS Austria besitzt ein breites Sortiment an technischen Produkten für die Instandhaltung und Erstausrüstung der Industrie, das über 1.000.000 verschiedene Produkte beinhaltet.

So könnte Ihr E-Procurement mit Steyr Werner aussehen:

Das Projekt wird grob in 4 aufeinanderfolgende Phasen unterteilt:

1. Kundenanforderung

Gemeinsam mit Ihrem DEXIS Austria Kundenbetreuer wird definiert, welche Geschäftsdokumente sie übermitteln, abfragen und/oder mit uns austauschen wollen. Sie müssen kein IT-Experte sein! Unsere Experten beraten Sie gerne und führen Sie durch den gesamten Umsetzungsprozess. Wir brauchen lediglich einen Ansprechpartner, um die Anforderungen abzustimmen und die Umsetzung zu testen. Aus Basis der Kundenanforderungen erstellen wir ein individuelles Lösungspaket für die Digitalisierung Ihrer Beschaffungsprozesse.

2. Erstellung eines Lösungskonzepts

In dieser Phase des Projekts wird zunächst Ihr Artikelstamm analysiert, neu organisiert und optimiert (“Harmonisierung”). Ziel ist es eine einfache Struktur der benötigten Teile zu schaffen, die die Grundlage der Beschaffung bilden wird. Diese Analyse beantwortet drei sehr zentrale und wichtige Fragen: Welche Produkte werden in welcher Qualität und welcher Anzahl benötigt?

Als nächster Schritt werden die Arbeitsabläufe und der Materialfluss im Rahmen einer pay-to-procure Prozess Analyse analysiert. Hier möchten wir herausfinden zu welchem Zeitpunkt, an welchem Ort, welche Produkte in welcher Qualität benötigt werden.

Anschließend wird ein ganzheitliches VMI Konzept erarbeitet. An dieser Stelle wird beantwortet wie wir die erfassten Ziele umsetzen können und welche Hilfsmittel und Tools dazu benötigt werden. Wie viele und welche Art von Ausgabeautomaten stehen zur Verfügung oder sollten zusätzlich geliefert werden? Welche Software Lösungen werden benötigt und wie wird die Integration mit dem bestehenden Datensystem vorgenommen? Wie werden Mitarbeiter mit dem neuen System interagieren und welche Schnittstellen werden benötigt?

Zu guter Letzt wird ein Angebot gestellt und das Projekt geht nach Ihrer Freigabe in die Umsetzung über.

3. Umsetzung

Nach Konzipierung und Beauftragung findet die Implementierung statt, die sich an die in Phase 2 gesetzten Ziele und Methoden hält und diese möglichst exakt umsetzt. Selbstverständlich ist es auch in dieser Phase möglich kleine Änderungen am Plan vorzunehmen, jedoch sollte das Konzept in Phase 2 ausreichend Details enthalten, um große Planänderungen zu vermeiden.

4. Testphase & Go-Live

Nach einer erfolgreichen Implementierung wird es Zeit die Ergebnisse zu analysieren und den Prozess zu optimieren. Hierbei geht es nicht nur um die Bestückung und den Warenfluss, sondern auch um den Kosten / Nutzen des gesamten Projekts. An dieser Stelle gibt es auch die Möglichkeit einzelne Prozesse weiter zu optimieren und neue Einsparungen zu generieren.

Ein individuell definiertes DEXIS Austria Projektteam betreut Sie durch das gesamte Projekt, sowie durch den folgenden Tagesbetrieb. Wir auch nach einem abgeschlossenen eBusiness-Projekt für Sie da!