Großes Lösungsportfolio

Zeitersparnis

Erhöhte Transparenz

Mit der Kombination unserer elektronischen Beschaffungssysteme und Bewirtschaftungslösungen erhalten Sie eine vollständige Übersicht über den gesamten Beschaffungsprozess, von der Bedarfsermittlung bis zur Lieferung. Dadurch können Sie jederzeit den Status von Bestellungen, Kostenstellen und Budgets einsehen. Somit können Sie Unternehmensrichtlinien einhalten und Einsparpotenziale leichter identifizieren.

Verbesserte Compliance

Compliance Themen erhalten einen immer höher werdenden Stellenwert. Unsere E-Procurement Systeme erleichtern Ihnen die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben. Durch festgelegte Workflows und Genehmigungsprozesse wird sichergestellt, dass alle Beschaffungen den internen Richtlinien entsprechen. Zudem werden alle Transaktionen dokumentiert und können jederzeit überprüft werden, was die Auditfähigkeit verbessert.

Datenanalyse

Manuelle Beschaffungsprozesse
haben kostspielige Folgen

Ein Unternehmen in der Lebensmittelbranche hat seine Bestellprozesse bislang nicht digitalisiert. In der Folge werden MitarbeiterInnen in unproduktiven Funktionen eingesetzt, um die bestehenden Prozesse des laufenden Betriebs am Laufen zu halten. In unregelmäßigen Abständen wird der Bedarf aus verschiedenen Warengruppen, Abteilungen oder Standorten ermittelt und Listen an den Einkauf per Telefon oder Email weiter. Der Einkauf sucht daraufhin die Artikel bei verschiedenen Lieferanten in deren verfügbaren Katalogen und bestellt. Das erfolgt online, per Telefon oder E-Mail. Da nicht alle Waren aus den Katalogen von einem einzigen Lieferanten bezogen werden können, gibt es eine Vielzahl an Bestellvorgängen, die alle wiederum separat abgeheftet werden müssen. Den Status der Bestellung, also Auftragsbestätigung und Lieferavis, bekommt der Kunde von den diversen Lieferanten, wenn überhaupt, auf unterschiedlichen Kommunikationswegen. Die Einkaufsabteilung kommuniziert diese anschließend weiter an die Mitarbeiter, die die Waren angefordert haben. Trifft die Ware schließlich ein, müssen die Mitarbeiter dies dem Einkauf bestätigen. Der Einkauf nimmt letztlich die Rechnung des Lieferanten entgegen, prüft sie, zeichnet sie ab und überstellt sie an die Finanzbuchhaltung zur Zahlung. 

Viele Unternehmen verwenden darüber hinaus noch komplizierte Formulare und Freigabeprozesse, Lieferscheine aus Papier oder unausgereiften elektronischen Datenaustausch mit Excel-Listen. Diese Prozesse machen die Versorgungskette mit Waren ineffizient und begrenzen den Wirkungsgrad und damit auch die Flexibilität eines Unternehmens.

Digitale Beschaffungsprozesse
senken die Gesamtbetriebskosten

Ein Maschinenbauunternehmen bestellt regelmäßig technische Produkte bei DEXIS Austria und möchte dabei die Prozesse so effizient wie möglich gestalten. Um dies zu erreichen, kommt eine Kombination aus der OCI 5.0 Schnittstelle für die Produktauswahl und Preisrecherche sowie einer EDI (Electronic Data Interchange) Schnittstelle für die Bestellung und Auftragsabwicklung zum Einsatz.

Das Maschinenbauunternehmen nutzt ein ERP-System, das sowohl OCI 5.0 als auch EDI unterstützt. Im ERP-System des Kunden wird der OCI-Link von DEXIS Austria als Katalog hinterlegt, während die EDI-Schnittstelle für den elektronischen Datenaustausch eingerichtet wird.

Sobald ein Einkäufer des Maschinenbauunternehmens technische Produkte benötigt, öffnet er das ERP-System und nutzt die OCI-Schnittstelle, um direkt auf den Webshop des technischen Händlers zuzugreifen. Hierbei kann via Background Search der gleiche Artikel in mehreren Online Shops abgefragt werden und aus einer Trefferliste vom Einkauf ausgewählt werden. Preise und Verfügbarkeit sind dabei stets aktuell. Der gefüllte Warenkorb wird anschließend über die OCI-Schnittstelle in das ERP-System des Kunden zurückübertragen, wo die Produktdaten automatisch in den Bestellvorgang integriert werden.

Im ERP-System durchläuft der Bestellprozess des Kunden nun alle notwendigen internen Prüfschritte, wie etwa die Budgetprüfung und den Genehmigungsworkflow. Sobald die Bestellung freigegeben ist, erfolgt die Übermittlung an DEXIS Austria über die EDI-Schnittstelle. EDI ermöglicht es, die Bestellung in einem standardisierten elektronischen Format direkt an das System des Händlers zu senden, was den Prozess deutlich effizienter und fehlerfreier macht.

Nach Eingang der EDI-Bestellung verarbeitet DEXIS Austria diese automatisch im ERP. Gleichzeitig können Bestellbestätigungen, Lieferaviso und Rechnungen ebenfalls über die EDI-Schnittstelle ausgetauscht werden. Der Kunde erhält die entsprechenden Statusrückmeldungen direkt in seinem ERP-System und kann so den gesamten Bestellvorgang lückenlos verfolgen.

Die Kombination aus OCI 5.0 und EDI bietet erhebliche Vorteile. Die OCI-Schnittstelle ermöglicht eine komfortable und präzise Produktauswahl. Die EDI-Schnittstelle sorgt für eine schnelle, automatisierte und fehlerfreie Übermittlung von Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Diese Automatisierung und Integration optimiert nicht nur den Einkaufsprozess, sondern stellt auch eine nahtlose und effiziente Zusammenarbeit sicher.

Insgesamt führt die Kombination dieser beiden Schnittstellen zu einer deutlichen Zeitersparnis, einer Reduzierung von manuellen Fehlern und einer verbesserten Effizienz im gesamten Beschaffungsprozess. Die enge Verknüpfung der Systeme schafft zudem Transparenz und Konsistenz, da alle relevanten Informationen und Statusmeldungen direkt in das ERP-System des Kunden zurückfließen. So profitieren beide Parteien von einem optimierten und hochgradig integrierten Beschaffungsprozess.